HubSpotミーティングの設定と使い方｜日程調整リンクの種類、空き時間の決め方と予約後に記録されること

HubSpotのミーティング機能で、予約1件ごとに何が自動で起きるか

予約が入ると、主催者と参加者のカレンダーへの予定作成、コンタクトの作成または更新、担当者が空いていれば主催者の割り当て、確認メールの送信までが自動で進みます。どの処理が起きるかを知っておくと、ワークフローや担当者ルールとの衝突を事前に避けられます。

HubSpotのミーティング機能とは、自分やチームの空き時間を表示する日程設定ページ（ミーティングリンク）を作り、相手に時間を選んで予約してもらう機能のことです。画面では［営業］＞［ミーティング日程調整］にあり、ヘルプでは「日程設定ページ」「スケジュール設定ページ」と表記されています。

HubSpotのヘルプでは、カレンダーを接続していると、既存の予定を確認して重複予約を防ぎ、主催者と参加者のカレンダーに予約済みのイベントを自動で作ると説明されています。さらに、新しいコンタクト、または担当者がまだ割り当てられていない既存コンタクトが予約すると、ミーティングの主催者がそのコンタクトの担当者に設定されます。すでに担当者がいるコンタクトの場合、担当者は変わりません。

4番目の担当者の割り当ては、インサイドセールスの運用で問題になりやすい処理です。たとえばマーケティング担当者が自分の1対1リンクを展示会のフォローメールに入れると、担当者が空いていた来場者は全員マーケティング担当者の担当になります。リードの担当者をワークフローで決めている会社は、予約用のリンクを誰の名前で作るかを、担当者のルールと合わせて決めてください。

1対1・グループ・ラウンドロビンの違いと、使えるプラン

1対1は誰でも作れますが、グループとラウンドロビンはSales HubかService HubのStarter以上が条件です。複数の人の空き時間をまとめて出したいのか、担当者を順番に割り振りたいのかで種類を選びます。

HubSpotのヘルプでは、日程設定ページの種類は次の3つです。Coreシートのユーザーと無料ツールのユーザーは、HubSpotのブランド表示が入った1対1のページを1つだけ作れます。1対1のページを用途別に複数持ちたい場合は、SalesシートかServiceシートが必要です。

グループのページは作成したユーザーをあとから外せず、日程設定ページは作成後に主催者を変更できません。退職や異動で主催者が変わる可能性がある受付用のページは、個人ではなく受付の責任者の名前で作っておくと、作り直しで埋め込みコードを差し替える作業が減ります。担当者を引き継ぐ［担当を引き継ぎ］はスーパー管理者の権限が必要で、既定のミーティングリンクは引き継げません。

レコード上で営業が代理でミーティングを作るときに担当を回す「ミーティングのローテーション」は、Sales HubまたはService HubのProfessional以上が条件です。ラウンドロビンのページでローテーションを選ぶと、次に予約を受ける1人の空き時間だけが表示されます。どこまでのプランが必要かを契約前に比べるなら、StarterとProfessionalの違いを先に確かめてください。

GoogleカレンダーとOutlookの連携手順と、空き時間の決まり方

カレンダーは［設定］＞［一般］＞［カレンダー］タブから接続します。接続しないと日程設定ページはオフラインモードになり、予約はカレンダーに入りません。

連携の手順は次のとおりです。

1. HubSpotの右上の設定アイコンから［一般］を開き、［カレンダー］タブを選びます。
2. ［カレンダーを接続］をクリックし、Google/GmailかOffice 365を選びます。
3. それぞれのアカウントでログインし、HubSpotにアクセスを許可します。
4. 空き状況の確認に使うカレンダーを追加する場合は、［空き状況カレンダー］で追加のカレンダーを選びます。

Exchangeにも接続できますが、Exchange 2010 SP2以降が条件で、双方向の同期は行われません。HubSpotのヘルプでは、Exchangeで作ったミーティングはHubSpotに同期されず、CRMで作ったミーティングもExchangeのカレンダーには表示されないと書かれています。共有受信トレイを接続しているだけではミーティングツール用のカレンダーは接続できないため、個人のメールアカウントの接続を先に済ませます。メールとカレンダーの接続をどの順で進めるかは、HubSpot初期設定の順番と合わせて確認してください。

予約ページに出る空き時間は、日程設定ページで指定した空き時間ウィンドウから、接続したカレンダーで「予定あり」になっている時間を除いたものです。カレンダーでは空いているのに枠が出ない場合、原因の多くは終日の予定や、別チームが入れた仮押さえが「予定あり」になっていることです。

GoogleカレンダーやOffice 365で、コンタクトを招待者に入れた予定を直接作った場合も、その予定はミーティングとしてCRMに同期されます。営業がカレンダーから直接アポを入れる運用でも記録は残りますが、招待者にコンタクトのメールアドレスが入っていない予定は同期されない前提で考えてください。

カレンダーと同じ画面からメールアカウントも接続できます。メールまで記録する場合は、GmailやOutlookのメールをHubSpotに記録する設定で除外する相手を先に決めてから接続します。

日程設定ページの作成手順と、空き時間まわりの設定値の決め方

ページは［営業］＞［ミーティング日程調整］から作ります。最小通知時間と予備時間は、予約のあとに準備する作業の量から逆算して決めます。

作成の流れは次のとおりです。

1. ［その他］から［営業］＞［ミーティング日程調整］を開き、ページの種類（1対1、グループ、ラウンドロビン）を選んで作成します。
2. 概要で内部名、主催者、イベントタイトル、場所、ビデオ会議リンク、説明、ミーティングタイプを入力します。
3. スケジュールで期間、タイムゾーン、空き時間ウィンドウ、最小通知時間、予備時間、開始時刻の増分を決めます。
4. フォームの項目、確認ページ、言語を決めます。
5. 自動化で確認Eメールとミーティング前のリマインダーを設定し、保存してリンクを発行します。

イベントタイトルと説明にはパーソナライズトークンが使えます。タイトルに相手の会社名を入れておくと、営業が自分のカレンダーを見ただけで、どの会社の商談かが分かります。［キャンセルして再スケジュール］をオンにすると、予定の説明欄に変更用のリンクが入り、相手からの日程変更のメールを営業が手で処理する回数が減ります。

スケジュールの設定値は、ヘルプで選べる項目が決まっています。何を選ぶかは用途で変わるため、実務上の目安を用途別に並べます。

問い合わせ直後の面談で予約できる期間を長く取ると、相手は3週間先の枠を選びやすくなり、その間に他社との比較が進みます。初回面談は2週間以内の枠だけを見せ、それ以降を希望する相手には営業が個別に候補を出すほうが、商談までの日数を短く保てます。日付範囲を指定する場合は最大10週間までです。

［勤務時間を考慮］をオンにすると、ユーザーのプロフィールに設定した勤務時間の外には枠が出ません。チーム全員の勤務時間がプロフィールに入っていない状態でオンにすると、一部のメンバーの枠が消えるため、ラウンドロビンで使う前に全員の勤務時間の設定を確認してください。

予約フォームの項目と、既存コンタクトとして扱われる条件

予約フォームの必須項目は名、姓、Eメールの3つで、ここにコンタクトのプロパティとカスタム質問を足せます。項目を増やすほど予約の手前で離脱するため、初回面談では会社名と相談内容までにとどめます。

予約フォームには［+ コンタクトプロパティー］で既存のプロパティを、［+ カスタム質問］で自由記述の質問を追加できます。コンタクトのプロパティに接続した項目は、予約と同時にコンタクトレコードに書き込まれます。リストやワークフローの条件に使いたい情報は、カスタム質問ではなくプロパティに接続した項目で聞いてください。新しいプロパティを作る前に、プロパティの作成基準に照らして既存のもので足りないかを確かめます。

フォームの設定では、次のスイッチを確認します。

• CAPTCHA（スパム対策）
• ［無料Eメールドメインをブロック］と［+ 特定のドメインをブロック］
• ［ゲストを許可］（予約者が同席者を追加できる）
• 既知の値の事前入力と、全項目が埋まっている場合の自動送信

フリーメールのブロックは、個人事業主や小さな会社の問い合わせが多い商材ではオンにしません。企業の担当者でもGmailで予約する人は一定数いて、ブロックすると営業が見る前に予約そのものが消えます。無料相談の枠に営業目的の予約が多く入る会社だけ、オンにしてから予約数の変化を2〜4週間見て判断します。

事前入力をオンにすると、HubSpotがブラウザーのCookieとデバイスからコンタクトを認識できる場合に、以前送信した情報がフォームに入ります。フォームを送った直後に同じブラウザーで予約ページを開いた人は、名前とメールアドレスを入れ直さずに済みます。データプライバシーの設定を有効にしているアカウントでは、ページごとに同意か正当な利害関係かを選び、購読のチェックボックスと通知文を設定できます。

予約者のメールアドレスがCRMにある既存コンタクトと一致すると、そのコンタクトの情報が更新されます。展示会で名刺を読み込んだコンタクトが後日予約した場合も、同じレコードに予約が残ります。重複が多いCRMでは、予約がどのレコードに付いたかを営業が探す手間が増えるため、予約を受け付ける前に重複レコードを整理しておきます。

確認メール・リマインダーとWeb会議リンクの自動付与

確認Eメールは既定でオンになっていて、主催者のメールアドレスから送られます。リマインダーは1ページに3通まで設定でき、Zoom・Google Meet・Microsoft TeamsのURLは場所の欄に自動で入ります。

リマインダーは、日程設定ページの自動化で［ミーティング前のリマインダー］をオンにし、週・日・時間・分の単位で送るタイミングを選びます。件名と本文は［リマインダーEメールをカスタマイズ］からパーソナライズトークンを使って編集できます。チーム全体でリマインダーを標準にするなら、［設定］＞［ツール］＞［ミーティング］の［ミーティングの設定］タブで［ミーティングリマインダーをデフォルトでオンにする］を使います。この既定の設定は、すでにあるページや予約済みのミーティングには適用されません。

初回面談のリマインダーは、前日と1時間前の2通で足ります。3通目を入れると、相手が当日の朝に予定を見直してキャンセルするきっかけにもなるため、無断欠席が続いたときに足すかどうかを判断します。

Web会議のURLは、概要の［場所］の下にある［ビデオ会議リンクを追加］で選びます。ツールごとの条件は次のとおりです。

Google Meetを選んだ場合、［場所］の欄にURLは入りますが、［Google Meetに参加］のボタンは付きません。Zoomで営業ごとにメールアドレスが違う運用をしていると、そのユーザーのページだけURLが付かない状態になります。新しいメンバーを受付のラウンドロビンに入れるときは、テスト予約をしてURLが付くかを確かめてから追加してください。

サイト・メール・問い合わせフォームのあとに予約ページを置く

予約ページはリンクのコピー、メールへの挿入、埋め込みコード、CTAのポップアップの4つの方法で配れます。問い合わせ直後に予約させたい場合、フォームから予約ページへの直接リダイレクトはSales HubかService HubのEnterpriseが条件です。

埋め込みコードは、［ミーティング日程調整］の一覧で対象のページにカーソルを合わせ、［アクション］から［埋め込み］を選んで［コードをコピー］で取得します。外部サイトではこのコードをHTMLに貼ります。リッチテキストエディターに貼るとコード内のコメントが書き換えられることがあるため、WordPressではカスタムHTMLのブロックに貼ります。HubSpotのページやランディングページにミーティングモジュールで置く場合は、Marketing HubかContent Hubの契約が必要です。

リンクを配る前に［トラッキングパラメーターを追加］で、キャンペーン・ソース・メディアを付けておくと、予約した人のコンタクトに「ミーティングツールでの前回予約キャンペーン」「ミーティングツールでの前回予約ソース」「ミーティングツールでの前回予約メディア」が入ります。メール署名、ウェビナーのフォローメール、サイトの相談ページで同じリンクを使い分けているなら、パラメーターの値はUTMの命名規則と揃えます。

問い合わせ直後の予約動線は、契約しているプランで作り方が変わります。フォームから予約ページへ直接リダイレクトする機能は、Sales HubまたはService HubのEnterpriseのユーザーが使えます。それ以外のプランでは、フォームの送信後に移るサンクスページに予約ページを埋め込む形にすると、同じ流れを作れます。HubSpotのトラッキングコードを入れたサイトで、予約ページの事前入力をオンにしておけば、フォームで入力した名前とメールアドレスを入れ直す手間も減らせます。

サンクスページに予約ページを置いても、予約しない人は必ず出ます。予約しなかった人を誰がいつ追うかを決めていないと、予約した人だけが商談になり、予約しなかった人は翌週まで放置されます。予約しなかった問い合わせへの一次連絡の速さと担当の決め方は、問い合わせ対応の初動設計で決めた基準に合わせます。

問い合わせフォームの項目を減らしたうえで予約ページを出すなら、フォームと予約フォームで同じ項目を二度聞かない構成にしてください。

サイトのチャットから日程調整に進めたい場合は、チャットボットの「ミーティングを予約」アクションで予約ページを出せます。用件を聞いたあとに出すと、訪問者が予約画面を閉じにくくなります。

インサイドセールスでラウンドロビンを使うときの担当の振り分け

ラウンドロビンは、空いているメンバーのうち最も長くミーティングが割り当てられていない人に予約を入れます。担当者が決まっているコンタクトを優先する設定と、カレンダー未接続のメンバーの扱いを確認してから公開します。

HubSpotのヘルプでは、同じ時間に複数のメンバーが空いていて、［コンタクト担当者を優先］がオフの場合、ミーティングが割り当てられていない期間が最も長いユーザーが選ばれます。［コンタクト担当者を優先］をオンにすると、予約者は最初にメールアドレスを入力し、担当者がいるコンタクトには担当者の空き時間が表示されます。

担当者を優先する設定には条件があります。担当者がSalesシートかServiceシートを持ち、そのラウンドロビンのページのメンバーに含まれ、かつ空いていない場合、予約ページに空き時間は表示されません。既存顧客が相談窓口のリンクから予約しようとして枠がひとつも出ない、という状態はこの条件で起きます。既存顧客の多い窓口では、担当者の優先をオンにするなら担当営業の空き枠を十分に確保するか、既存顧客向けには別のページを配ってください。

チームのメンバーがいなくなると、グループとラウンドロビンのページは自動で削除されます。ユーザーを削除すると、そのユーザーの日程設定ページも引き継ぎをしない限り削除されます。サイトに埋め込んだページが突然表示されなくなった場合は、メンバーの削除や無効化がなかったかを最初に確かめてください。

予約は予約ページの主催者を担当者にしますが、すでにワークフローで担当者を割り当てている場合、担当者が決まってから予約が入るので、予約の担当とワークフローの担当が食い違うことがあります。受付のラウンドロビンで担当を決めるのか、ワークフローで決めた担当者にコンタクト担当者の優先で予約させるのかを、どちらか一方に決めます。ライフサイクルステージの切り替えと担当の割り当てを同じワークフローで扱っているなら、MQLの自動更新と営業への引き渡しの条件に、予約が入った時点を含めるかも同時に決めてください。

予約ページを公開しないほうがよい場面もあります。1件の商談の準備に半日かかる大型案件、導入条件の確認を先に済ませないと商談にならない商材、担当が2人しかおらず枠を空けておけない体制では、誰でも予約できるリンクを出すと、準備できない商談が営業の予定を埋めます。こうした場合は、インサイドセールスが電話で状況を聞いてから、トークスクリプトの分岐で商談の基準を満たした相手にだけ個別にリンクを送ります。インサイドセールスをこれから置く段階なら、立ち上げの判断基準で役割を決めてから予約の受け口を作ります。

ラウンドロビンの振り分けとワークフローの担当割り当てが揃っているかを一度見てほしい場合は、現在の設定を見ながら相談してください。

空き時間がずれる・予約が記録されないときの確認順

空き時間の問題は、日程設定ページの編集画面にある［トラブルシューティング］で、どの予定や設定が枠を塞いでいるかを確認できます。予約が記録されない問題は、カレンダーの接続、主催者、予約者のメールアドレスの順に確かめます。

［トラブルシューティング］は、［営業］＞［ミーティング日程調整］でページにカーソルを合わせて［編集］を開き、右上から起動します。別のタブで予約ページが開き、予約できない時間帯ごとに理由が表示されます。ヘルプに挙がっている原因と対処は次のとおりです。

予約が記録されない場合は、まずカレンダーが接続されているかを確かめます。接続されていないページはオフラインモードになり、予約の申し込みはできてもカレンダーには入りません。次に、予約ページの主催者が意図した人かを確認します。主催者はページ作成後に変えられないため、別の人の名前で作ったページを配っていると、予約はその人のカレンダーとレコードに付きます。

最後に、予約者のメールアドレスを確かめます。問い合わせで使ったアドレスと別のアドレスで予約されると、HubSpotは別のコンタクトとして記録します。営業から「予約が入ったのに問い合わせ履歴が見当たらない」と言われたら、予約者の名前でコンタクトを検索し、2件に分かれていないかを見てください。

予約数は、［ミーティング日程調整］のページごとに表示回数、予約数、コンバージョン率として確認できます。予約をミーティングのプロパティで細かく集計するカスタムレポートは、Professional以上が条件です。どのリンクの予約が商談につながったかまで見るなら、ワークフローの設計で予約後の取引作成やタスクの条件を揃えてから、レポートを組みます。

まとめ

HubSpotのミーティング機能は、予約1件ごとにカレンダーの予定、コンタクトの作成と更新、担当者の割り当て、確認メールまでを自動で進めます。種類は1対1・グループ・ラウンドロビンの3つで、グループとラウンドロビンはSales HubかService HubのStarter以上が条件です。問い合わせ直後の予約を受けるページでは、予約できる期間を短く、フォームの項目を少なくし、ラウンドロビンのメンバーのカレンダー接続と担当者の優先設定を公開前に確認します。

次にやることは、いま配っている予約リンクを一覧で書き出し、リンクごとに「主催者」「予約した人の担当になる人」「予約しなかった人を追う人」の3列を埋めることです。3列目が空欄のリンクから、予約後と未予約の両方の動きを決めていけば、予約が入らなかった問い合わせが放置される状態を先に止められます。HubSpotの営業機能全体の初期設定の順番は、Sales Hubで最初に設定する機能と合わせて確認してください。

よくある質問

HubSpotのミーティング機能は無料で使えますか。

使えます。無料ツールとCoreシートのユーザーは、HubSpotのブランド表示が入った1対1の日程設定ページを1つ作れます。1対1のページを複数作るにはSalesシートかServiceシートが、グループとラウンドロビンにはSales HubかService HubのStarter以上の契約が必要です。

GoogleカレンダーとOutlookの両方に連携できますか。

どちらにも連携できます。［設定］＞［一般］＞［カレンダー］タブの［カレンダーを接続］で、Google/GmailかOffice 365を選んで接続します。空き状況の確認に使うカレンダーは［空き状況カレンダー］で追加できます。Exchangeは接続できますが、双方向の同期は行われません。

ミーティングリンクにZoomやTeamsのURLを自動で付けられますか。

付けられます。日程設定ページの［場所］の下にある［ビデオ会議リンクを追加］で、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどを選びます。Zoomはアプリのインストールと、HubSpotとZoomのユーザーのメールアドレスの一致が条件です。Google MeetのURLは、接続済みのGoogleカレンダーで予約されたミーティングにだけ生成されます。

ラウンドロビンで特定の担当者に予約を寄せることはできますか。

担当者がいるコンタクトについては、［コンタクト担当者を優先］で担当者の空き時間を表示できます。担当者がいない予約をメンバー間で偏らせたい場合は、Sales HubかService HubのProfessional以上で使えるミーティングのローテーションで、メンバーごとの割合を加重して設定します。

予約が入ったことを営業に通知できますか。

主催者には予約の内容がメールで通知され、主催者のカレンダーに予定が入ります。主催者以外の上長や当番にも知らせたい場合は、予約で値が入るプロパティを条件にしたワークフローで社内通知を送る形にします。