HubSpotのマーケティングコンタクトは、契約した段階（ティア）の件数を1件でも超えると、その時点で上の段階に自動で上がり、契約の更新日まで上の段階の料金が続きます。あとで不要なコンタクトを非マーケティングに戻しても、上がった段階は契約期間の途中では下がりません。
マーケティングコンタクトの費用は、契約後に「どの相手をマーケティングにするか」を決めて守れるかでほぼ決まります。件数を減らす作業より先に、フォーム・インポート・連携・ワークフローのどこから件数が増えるかを把握し、増える経路ごとに既定の設定と操作できる人を決めておくほうが、段階が上がる事故を防げます。
Marketing HubのStarter以上を契約していて、請求画面の件数が思ったより多い、あるいはこれから展示会名簿やSalesforceのデータを取り込む予定があるなら、手を打つ順番は、件数がどの経路から増えているかと、非マーケティングにしてもよい相手をどこまで決められるかが分かれ目です。配信も広告も予定のない相手は、そもそもマーケティングにしないという判断もここで決められます。
目次
マーケティングコンタクトは、メールと広告の対象にできる相手だけに付ける区分
マーケティングコンタクトとは、HubSpotのマーケティングメールを送り、広告のオーディエンスに入れられるコンタクトのことで、Marketing Hubの請求対象になります。非マーケティングコンタクトは無料でCRMに保存できますが、マーケティングメールと広告には使えません。
HubSpotのコンタクトには、「マーケティングコンタクトのステータス」というプロパティがあり、マーケティングか非マーケティングのどちらかが入ります。請求の対象になるのはマーケティングの側だけです。HubSpotの製品カタログでは、非マーケティングコンタクトは、マーケティングと非マーケティングを合わせた総数の上限（1,500万件）まで無料で保存できると定められています。
非マーケティングにしたコンタクトでも、CRMのレコードとしての使い方はほぼ変わりません。公式ヘルプで確認できた、できることとできないことを次の表にまとめます。
| 用途 | マーケティングコンタクト | 非マーケティングコンタクト |
|---|---|---|
| マーケティングメールの送信 | 送れる | 送れない |
| 広告ツールでコンタクトのセグメントからオーディエンスを作る | 入れられる | 入れられない |
| ワークフローのマーケティング系アクション（マーケティングメールの送信など） | 使える | 使えない |
| 営業の1対1メール、シーケンス、トランザクションメール | 送れる | 送れる |
| CRMへの保存、営業活動の記録、取引との関連付け | できる | できる |
| 請求の件数への算入 | 算入される | 算入されない |
表から分かるとおり、営業が個別にやり取りする相手や、請求書の送付先として登録しているだけの担当者は、非マーケティングのままで業務に支障はありません。逆に、メルマガやウェビナー案内を一度でも送る予定がある相手は、送る前にマーケティングにしておく必要があります。マーケティングメールの配信対象や購読タイプの決め方は、HubSpotマーケティングメールの配信設定と運用ルールで送る前に決めておきます。
請求は段階（ティア）単位で決まり、超えた時点で上の段階に上がる
マーケティングコンタクトは、各エディションに含まれる件数を超えると段階単位で追加購入する仕組みで、契約中の段階を1件でも超えると自動で上の段階に上がります。上がった段階は、件数が後で減っても契約の更新日まで下がりません。
HubSpotの製品カタログでは、Marketing HubのStarterに1,000件、Professionalに2,000件、Enterpriseに10,000件のマーケティングコンタクトが含まれ、それを超える分は段階単位で購入します。金額は為替や改定で変わるため、HubSpot料金プランの比較と公式の料金ページで、自社のエディションの段階ごとの価格を確認してください。
請求の仕組みで判断を誤りやすいのは、次の3つです。
- 超えた時点で段階が上がる：公式ヘルプでは、契約中の段階を1件超えた時点で自動的に上の段階に上がり、その時点から上の段階で請求されると説明されています。超過料金として後から精算される仕組みではありません。
- 契約期間の途中では段階が下がらない：上の段階の料金は、その後に件数が減っても契約の更新日まで続きます。段階を下げられるのは更新日だけで、公式ヘルプでは更新日の5営業日前までに担当者かサポートへ連絡するよう案内されています。
- 削除しても段階は下がらない：コンタクトを削除すれば件数の空きはできますが、段階が自動で下がることはありません。
公式ヘルプには、1,000件の段階で契約し、998件をマーケティングにしたあと、月の途中で5件を追加して1,003件になった結果、上の段階に上がり、翌年の更新日まで上の段階で請求が続く例が載っています。1回のインポートで数件はみ出すだけで、1年分の請求が変わることがあります。
この事故を防ぐ設定として、アカウントと請求の「マーケティングコンタクト」の画面では、マーケティングコンタクトの最大数を設定できます。最大数に達したあとに追加されたコンタクトは、非マーケティングとして作成されます。最大数と契約中の段階は別の設定なので、最大数を段階の上限に合わせておけば、意図しない自動アップグレードを止められます。ただし、最大数に達すると新しくフォームを送った見込み客も非マーケティングで作られ、フォローのメールが届かなくなります。最大数を設定する場合は、残りの件数を毎月確認する運用とセットにします。
段階が上がった影響は契約の残り期間すべてに及びます。件数を減らす作業より、段階の上限を超えない仕組みを先に作るほうが、請求への影響を確実に抑えられます。
ステータスを切り替える方法と、誰に操作させるか
ステータスは、手動・一括・利用状況ページのクリーンアップ・ワークフローの4つで後から切り替えられ、フォーム・インポート・連携では作成時の既定が決まります。手動での切り替えには専用の権限が必要なので、操作できる人を絞っておきます。
公式ヘルプで確認できた切り替え方法と、実務での使い分けを次の表にまとめます。
| 方法 | 操作の場所 | 使う場面 | 必要なプラン |
|---|---|---|---|
| 手動（1件） | コンタクトの作成画面のチェックボックス | 営業が個別に登録した相手を、ウェビナー案内の対象にする | Marketing Hub Starter以上 |
| 一括 | コンタクト一覧やセグメントで選択し、［その他］からマーケティング／非マーケティングに設定 | 展示会名簿の中から配信の同意がある相手だけをマーケティングにする | Marketing Hub Starter以上 |
| クリーンアップ | アカウントと請求の「マーケティングコンタクト」の利用状況ページ | 配信停止とバウンスの相手を毎月まとめて非マーケティングにする | Marketing Hub Starter以上 |
| ワークフロー | 「マーケティングコンタクトのステータスを設定」アクション | 条件を満たした相手を自動でマーケティング、または非マーケティングにする | Marketing Hub Professional以上 |
| フォーム | フォームごとの「新しいコンタクトをマーケティングコンタクトとして設定」 | 資料請求などの送信者を最初からマーケティングにする | 既定でオン |
| インポート | 単一ファイルのインポート時のチェックボックス | 配信の同意を確認済みの名簿を取り込む | 既定でオフ |
| 連携・広告のリード同期 | 設定の「連携」＞「マーケティングコンタクト」、リード同期の設定 | 連携アプリや広告のリードフォームから作られる相手の扱いを決める | 既定は非マーケティング（連携アプリ） |
手動と一括でステータスを変えるには、ユーザーに「マーケティングコンタクト」のアクセス権限が必要です。ワークフローでこのアクションを使う場合は、ワークフローの編集・公開の権限が必要になります。担当者全員にこの権限を渡しておくと、営業が商談相手をまとめてマーケティングにしただけで段階が上がることがあります。権限はマーケティングの運用責任者と管理者に絞り、ほかの人はセグメントを作って依頼する形にします。権限の割り振り方はHubSpotの権限設定を役割別に決める手順で、ほかの権限と一緒に決めます。
Starterではワークフローでステータスを切り替えられないため、毎月の手作業が前提になります。月に1回、配信停止とバウンスの相手をクリーンアップで外し、新しく入った相手のうち配信する相手を一括でマーケティングにする、という手順を月初の作業として決めておけば、Professionalに上げなくても件数は管理できます。
非マーケティングへの切り替えは次回更新日に反映され、マーケティングへの切り替えはその場で数えられる
マーケティングにした相手はその時点で件数に数えられますが、非マーケティングにした相手が件数から外れるのは次回の更新日です。更新日は月払いなら購入日と同じ日付、年払いなら毎月1日で、アカウントと請求の画面で確認できます。
今月マーケティングとして数えられた相手を非マーケティングに設定すると、その相手の「次回更新までマーケティングコンタクト」プロパティが「はい」になり、次回の更新日に非マーケティングへ切り替わります。それまでは件数に残るため、非マーケティングにした直後に段階の上限を超える操作をすれば、段階は上がります。
この時間差から、実務では2つのことが決まります。1つ目は、非マーケティングへの切り替えを月末にまとめてやっても、その月の件数は減らないことです。大量のインポートやマーケティング化を予定しているなら、前月のうちに不要な相手を外し、更新日を過ぎて件数が減ったのを確認してから取り込みます。
2つ目は、配信の直前だけマーケティングに戻し、送ったらまた外すという運用では費用が減らないことです。マーケティングに戻した時点で件数に数えられるため、戻すたびに上限に近づきます。配信するかどうかが月ごとに変わる相手は、マーケティングのまま置くか、配信対象から外すかを決めて、月の中で行き来させないようにします。
意図せずマーケティングコンタクトが増える経路を先に確認する
件数が想定より増える原因は、HubSpotフォームの既定設定、スイッチをオンにした連携や広告のリード同期、条件の広いワークフローと一括操作の3つに集まります。営業のメール記録やミーティングリンクから作られるコンタクトは、既定では非マーケティングです。
HubSpotフォームは既定でマーケティングになる
HubSpotフォームは、新しいコンタクトをマーケティングにする設定が既定でオンです。採用応募、パートナー申請、既存顧客のサポート受付のように、配信の対象にしない相手が送るフォームまでオンのままだと、送信のたびに件数が増えます。フォームを公開する前に、そのフォームの送信者にマーケティングメールを送るかを決め、送らないならスイッチをオフにします。フォームの作り方と送信後の設定はHubSpotフォームの作り方と送信データの上書きルールと合わせて確認します。
連携アプリと広告のリード同期は、スイッチを入れた後の作成分から
連携アプリやAPIからHubSpotに作られるコンタクトは既定で非マーケティングで、設定の「連携」＞「マーケティングコンタクト」で、アプリごとにマーケティングとして作成するスイッチを入れられます。広告のリードフォームから同期するリードも、同期の設定でマーケティングにするかを選べます。どちらも、スイッチを入れた後に作られたコンタクトだけが対象で、既存のコンタクトは変わりません。
Salesforceと連携している会社は、この画面でSalesforce連携がどちらに設定されているかと、移行や導入の際にSalesforce由来のコンタクトをまとめてマーケティングにするワークフローを組んでいないかを確認します。Salesforce側のリードや取引先責任者は、営業が名刺や電話で登録した相手が大半で、配信の同意がない相手も混ざります。同期で作られる相手を一律にマーケティングにすると、配信しない相手の分まで件数に入ります。同期するコンタクトの範囲はHubSpotとSalesforceの連携設定と同期ルールで、同期対象リストと一緒に決めます。
営業がつないだメールは非マーケティングのまま、広い条件の操作で変わる
営業がGmailやOutlookの拡張機能で記録したメールや、BCCでログした相手、ミーティングリンクで予約した相手は、既定で非マーケティングとして作られます。これらの相手が件数に入るのは、あとから誰かがマーケティングにしたときです。
典型的なのは、「ライフサイクルステージがリード以上のコンタクトをすべてマーケティングにする」ようなワークフローや、コンタクト一覧で全件を選んだ一括操作です。営業の取引先の経理担当や、見積もりのやり取りだけをしている購買担当まで条件に入り、配信しない相手が件数を押し上げます。マーケティングにするワークフローは、配信の同意があること、自社の社員ドメインでないこと、の2つを必ず条件に入れます。営業のメール記録の仕組みはHubSpotとGmail・Outlookの連携とメールの記録で確認できます。
どの経路で件数が増えたかは、コンタクトの「マーケティングコンタクトのステータスのソースタイプ」と「ソース名」のプロパティで追えます。件数が急に増えた月は、ソースタイプごとの件数を一覧にすると、フォーム・インポート・ワークフロー・連携のどこから増えたかが分かります。
SansanやEightから名刺が毎週入る場合は、名刺管理ツールから同期したコンタクトの扱いに沿って、アプリのスイッチを入れずに配信の根拠で切り替えます。
非マーケティングにする相手は、配信しない理由が確定している相手から決める
非マーケティングにする相手は、配信停止・ハードバウンスのように送れないことが確定している相手から始め、長期未反応・競合・社員とパートナーの順に広げます。長期未反応は、再度の接触を試してから外します。
| 対象 | 判断の基準 | 外す方法 |
|---|---|---|
| すべてのメールを配信停止した相手 | 本人の意思でマーケティングメールを受け取らないため、残す理由がない | クリーンアップ、またはワークフロー |
| ハードバウンスした相手 | アドレスが存在しないため送れない。退職で担当者が替わった可能性もある | クリーンアップ、またはワークフロー |
| 長期間メールに反応がない相手 | 商談の周期より長く開封もクリックもない。再度の接触を1回試し、反応がなければ外す | セグメントを作って一括、またはワークフロー |
| 競合他社の社員 | 配信内容を見られる以上の意味がない。会社のドメインで判定できる | ドメインで絞ったセグメントから一括 |
| 自社の社員、代理店・パートナーの担当者 | 配信の確認用なら数件のテスト用コンタクトで足りる | ドメインで絞ったセグメントから一括 |
| 請求・購買・経理の担当者 | 営業や経理のやり取りのために登録している相手で、配信の対象ではない | 役職や関連付けで絞ったセグメントから一括 |
配信停止とハードバウンスの相手を自動で外すワークフローの組み方は、HubSpotワークフローの事例の配信停止・バウンス後の処理に沿って作れます。重複コンタクトやバウンスの定期的な整理はHubSpotデータ整備の進め方の手順と同じ日に行うと、月の作業が1回で済みます。
長期未反応の期間は、商談の検討期間から決めます。検討に1年以上かかる商材で、半年反応がないからと外すと、検討を再開した時期に案内が届きません。未反応の相手を外す前に、最後の案内として「今後も受け取るか」を尋ねるメールを1通送り、反応がなかった相手だけを外すと、外した後に営業から「あの会社にも案内を送ってほしかった」と言われる件数が減ります。
どの相手を外すか社内で合意できない場合は、営業とマーケティングの責任者が同じ一覧を見て、外す対象の条件を一度決めると後が楽になります。自社のデータで基準を決めかねる場合は、いまのマーケティングコンタクトの内訳を見たうえで、外す相手の条件と月次の手順を一緒に決めます。
一括で切り替える前に、切り替える相手を束ねるセグメントの作り方を確認し、ドメインや未反応の期間を条件にしたセグメントで対象を固めます。
非マーケティングに切り替えないほうがよい相手
費用を下げたいからといって、広告のオーディエンスに使っている相手、商談中でウェビナーや事例の案内を送る相手、既存顧客への案内をマーケティングメールで送っている相手を非マーケティングにすると、施策が止まります。外す前に、その相手に何を送っているかを確認します。
非マーケティングにしても、HubSpot上の見た目はほとんど変わりません。止まるのは、マーケティングメールと広告のオーディエンスへの同期だけで、止まったことに気づくのは次の配信や広告の数字が落ちたときです。次の相手は、件数が上限に近くても、外す前に担当者に確認します。
- 広告ツールで、コンタクトのセグメントからリターゲティングや類似のオーディエンスを作っている場合、そのセグメントに入っている相手。非マーケティングにするとオーディエンスに入らなくなります。
- 商談中で、営業が「次のウェビナーの案内を送ってほしい」と言っている相手。営業の1対1メールでは届けられますが、マーケティングメールの配信リストからは外れます。
- 既存顧客で、機能のお知らせやユーザー向けのニュースレターをマーケティングメールで送っている相手。解約や更新の判断の時期に、案内が届かなくなります。
- 展示会やウェビナーで直近に接点を持ち、まだ一度も配信していない相手。反応がないのではなく、まだ送っていないだけです。
逆に、配信も広告も予定がない相手は、最初からマーケティングにしない判断が合っています。展示会の名刺をすべて取り込む場合でも、配信の同意が確認できた相手だけをマーケティングにし、残りは営業のフォロー用に非マーケティングで保存すれば、名簿を捨てずに件数だけを抑えられます。取り込み前の仕分けは展示会の名刺をHubSpotに取り込む手順の同意の確認と同じ段階で行います。
商談中の相手を一律に非マーケティングにするワークフローは組まないでください。営業が案内を期待している相手にもマーケティングメールが届かなくなり、止まったことに誰も気づかないまま商談が進みます。
毎月の件数確認と、契約更新前の段階の見直し
件数の管理は、毎月の更新日前後の確認と、年1回の契約更新前の段階の見直しの2つで足ります。毎月は件数と上限の差を見て、更新前は1年分の増え方から翌年の段階を決めます。
毎月の確認は、アカウントと請求の「マーケティングコンタクト」の画面で、現在の件数、契約中の段階の上限、次回更新日の3つを見るところから始めます。そのうえで、次の順に作業します。
- 次回更新日の前に、配信停止とハードバウンスの相手をクリーンアップで非マーケティングにします。
- ソースタイプごとに今月増えた件数を確認し、想定していない経路から増えていれば、フォームや連携のスイッチを見直します。
- 翌月に予定している展示会名簿の取り込みやウェビナーの申込数を見込み、上限までの残りに収まるかを確かめます。収まらない場合は、取り込みを更新日の後にずらすか、外す相手を先に決めます。
契約更新前には、1年間の月ごとの件数を並べ、上の段階に上がった月があったかを確認します。上がった原因が一度きりの大量インポートで、いまは件数が下がっているなら、更新日の5営業日前までに連絡して段階を下げる判断ができます。件数が毎月着実に増えているなら、段階を下げると期中にまた自動で上がるため、今の段階で更新するほうが請求が安定します。
件数の上限が近く、Professionalへの切り替えやエディションの見直しも同時に考えている場合は、StarterとProfessionalの違いと選び方と合わせて、含まれる件数とワークフローで自動化できる範囲を比べて決めます。件数の管理を毎月誰が担うかまで決めきれない場合は、契約中のプランとコンタクトの増え方を見たうえで、段階の選び方と管理の手順を一緒に整理します。
段階を下げる連絡は更新日の5営業日前までに必要なため、HubSpotのダウングレードの連絡期限と更新日の管理に沿って、更新の案内が届く相手も決めておきます。
まとめ
マーケティングコンタクトの費用は、段階の上限を超えないことと、配信する相手だけをマーケティングにすることの2つで決まります。
非マーケティングへの切り替えは次回更新日まで反映されず、上がった段階は契約期間中に下がりません。そのため、件数を後から減らす作業より、フォーム・インポート・連携・ワークフローのどこから件数が増えるかを把握し、既定の設定と操作できる人を先に決めるほうが請求への影響を確実に抑えられます。外すときは、配信停止とハードバウンスのように送れないことが確定している相手から始め、広告のオーディエンスや既存顧客への案内に使っている相手は外す前に確認します。
次にやることは、アカウントと請求の画面で現在の件数と段階の上限、次回更新日を確認し、公開中のHubSpotフォームと連携アプリのマーケティングコンタクトの設定を一覧にすることです。そのうえで、マーケティングコンタクトの最大数を段階の上限に合わせて設定するかどうかを決めます。
無料相談
マーケティングコンタクトの件数と段階を、配信の計画から決め直します
「配信していない相手まで件数に入っている気がする」「展示会名簿やSalesforceのデータを取り込むと段階が上がりそう」「更新時に段階を下げてよいか判断できない」。Ampelは外部CMOとして、マーケティングコンタクトの内訳と増えた経路、フォームと連携の設定、今後の配信計画を確認し、マーケティングにする相手の条件と月次の管理手順を担当者の方と一緒に決めます。
よくある質問
- HubSpotの非マーケティングコンタクトにメールは送れますか？
- マーケティングメールは送れませんが、営業の1対1メール、シーケンス、トランザクションメールは送れます。メルマガやウェビナー案内を送る予定がある相手は、送る前にマーケティングコンタクトにしておく必要があります。
- 非マーケティングに設定したのに、マーケティングコンタクトの件数が減りません。
- その月にマーケティングとして数えられた相手は、次回の更新日まで件数に残ります。対象のコンタクトの「次回更新までマーケティングコンタクト」プロパティが「はい」になっていれば、更新日に非マーケティングへ切り替わります。
- マーケティングコンタクトの上限を超えるとどうなりますか？
- 契約中の段階を1件でも超えた時点で上の段階に自動で上がり、契約の更新日まで上の段階で請求されます。超えたくない場合は、アカウントと請求の画面でマーケティングコンタクトの最大数を段階の上限に合わせて設定すると、それ以降に追加された相手は非マーケティングとして作成されます。
- コンタクトを削除すれば料金は下がりますか？
- 削除しても、契約期間の途中で段階が下がることはありません。段階を下げられるのは契約の更新日で、公式ヘルプでは更新日の5営業日前までに担当者かサポートへ連絡するよう案内されています。配信しないだけの相手は、削除せず非マーケティングにしておけば営業の記録を残せます。
- Starterでもマーケティングコンタクトを自動で管理できますか？
- ワークフローでステータスを切り替えるアクションはProfessional以上が必要なため、Starterでは手動・一括・利用状況ページのクリーンアップで管理します。月に1回、更新日の前に配信停止とバウンスの相手を外す作業を決めておけば、自動化しなくても件数は管理できます。
