HubSpotワークフローの事例｜BtoBマーケティングで組む10本の設定例と、組まずに手で済ませる処理

HubSpotワークフローの事例は、置き換えたい手作業から選ぶ

事例は、リードが登録された直後にデータを整えるもの、担当者を決めて営業に渡すもの、時間がたったリードや既存顧客を扱うものの3つに分かれます。どれも「いま誰かが手でやっている操作」を1つ置き換える単位で組みます。

HubSpotのワークフローとは、登録トリガーの条件を満たしたコンタクト・会社・取引などのレコードに、プロパティの更新、タスクの作成、社内通知、メール送信といったアクションを自動で実行する機能です。作れるのはMarketing Hub、Sales Hub、Service Hub、Data Hub、Smart CRM、Revenue HubのProfessionalとEnterpriseです。Marketing Hub Starterでは、フォームやメールの画面から作る簡易版に限られ、トリガーごとに1本、アクションは10個までです。

資料DL後のフォロー、MQL判定と営業への引き渡し、商談停滞の検知、ウェビナー後のフォローの4本は、HubSpotワークフローの設計手順と最初に組む4本に沿って先に作っておきます。トリガーの型、再登録、実行時間、命名規則もそちらの手順で決めてから、2本目以降の事例に進みます。

各事例は、目的・登録トリガー・主なアクション・除外条件・必要なプランの5行の表で示します。必要なプランは2026年9月時点のHubSpot公式ナレッジベースの記載で確認したもので、「各HubのProfessional以上」はワークフローが使える契約であればどのHubでもよいという意味です。表の数字（日数など）は自社の状況に合わせて置き換える例です。

登録直後にデータを整える事例

リードが入った直後に出典・表記・対象かどうかを整えておくと、後ろのスコアリングやMQL判定が誤ったデータで動かなくなります。3本ともメールを送らない自動化で、営業からの苦情を減らすために組みます。

① 展示会リードの出典記録とお礼メール

展示会の翌日、名刺データをCSVでHubSpotに取り込むたびに、展示会名とリードソースを手で一括更新している会社は多いものです。HubSpotのインポートには「このインポートからコンタクトのセグメントを作成」というチェック項目があるので、取り込み時にセグメントを作り、そのセグメントへの追加を登録トリガーにします。

名刺交換だけの相手にメールを送るかどうか、送るならどの購読タイプで送るかは、ワークフローを作る前に社内で決めておきます。フォローの通数や温度感の分け方は展示会リードのフォロー設計で決め、ワークフローにはお礼と出典の記録までを任せます。年に1〜2回しか出展しない会社なら、インポート時の列に展示会名を入れておくだけで足り、このワークフローは作らなくて構いません。

② 電話番号と会社名の表記ゆれ

インサイドセールスが架電リストを出したとき、「03-1234-5678」「0312345678」「+81 3…」が混在していて並べ替えも重複確認もできない、という相談があります。電話番号は、ワークフローの「電話番号の検証と書式設定」アクションで整えた値を、「レコードを編集」アクションで電話番号プロパティに書き戻します。国番号は全件に同じ番号を当てる方法と、レコードの国/地域コードのプロパティを参照する方法を選べます。

会社名の表記ゆれは、Data Hubを契約していなければワークフローでは直せません。その場合は、フォームで会社名を自由入力させる前提を見直すか、四半期ごとのHubSpotのデータ整備でまとめて直すほうが、契約を追加するより安く済みます。

③ 見込み客でない問い合わせの仕分け

問い合わせフォームから届く営業の売り込み、採用への応募、取引先からの請求の連絡がMQLとして数えられ、月次報告のMQL件数が実態より多く出ている会社があります。問い合わせフォームに「お問い合わせの種類」の選択肢を置き、その値で仕分けます。

この仕分けを入れておくと、スコアリングやMQL判定のワークフロー側で「売り込みを除く」条件を毎回書かずに済みます。ライフサイクルステージそのものの自動更新の設定はHubSpotのMQL設定の手順で行い、この事例は判定に入れたくない相手を先に外す補助として使います。

担当者を決めて営業に渡す事例

担当者の決定と通知は、営業が少人数のうちは手で十分で、担当者の数や経路が増えてから自動化します。既存顧客の会社から来たリードを元の担当に戻す処理は、営業が2〜3人でも組む価値があります。

④ 既存顧客の会社から来たリードを元の担当者に戻す

既存顧客の別部署の人が資料をDLしたのに、新規リードとして別の営業に割り当てられ、同じ会社に2人の営業から連絡が行ってしまう。インサイドセールスの責任者が顧客から指摘されて初めて気づく、という形で表に出る問題です。コンタクトに関連付いた会社のプロパティを条件にして、会社の担当者をコンタクトにコピーします。

関連付いた別オブジェクトのプロパティをトリガーの条件に使うと、再登録を設定できません。1人のコンタクトが一度登録されれば十分な処理なので、この事例では再登録なしで困りません。会社からコンタクトへのライフサイクルステージの同期をオンにしていない会社でも、この1本があれば担当者の二重化は防げます。

⑤ 新規リードの順番割り当て

全員が同じ商材を売る営業が4人以上いて、マネージャーが毎朝リードを振り分けている状態なら、「レコード所有者のローテーション」アクションで順番に割り当てます。

営業が2〜3人なら、この事例は組まずにマネージャーが振り分けたほうが早く、偏りも目で確かめられます。地域や企業規模で担当を分ける場合や、動かないリードを次の人に移す再割り当ては、リードの割り当てルールを営業と決めてから分岐で組みます。

⑥ 紹介・パートナー経由のリードの振り分け

販売代理店や顧問先からの紹介リードが通常の問い合わせと同じ経路に入り、紹介元への報告が漏れて関係が悪くなる例があります。紹介専用のフォームを作るか、共通フォームに隠しフィールドで紹介元を持たせ、その値で振り分けます。

紹介元は、HubSpotが自動で記録する流入元のプロパティを上書きせず、自社で作ったプロパティに入れます。流入元を上書きすると、Webサイト経由の数字と混ざって比べられなくなります。紹介の報酬や報告の取り決めはパートナー営業の立ち上げ設計で先に決めておきます。

⑦ 重点企業の担当者が料金ページを見たときの通知

営業が狙っている企業の担当者が料金ページや導入事例を見ていても、営業はそれを知る手段がない。この状態を変えるのが通知のワークフローです。HubSpotのWebページ閲覧のトリガーは、フォーム送信などでコンタクトとして識別されている人にしか反応せず、匿名の訪問者は対象になりません。

ページを見るたびに通知すると、営業は3日で通知を読まなくなります。再登録を許可する場合でも、自社で作った「最終通知日」のプロパティを通知のたびに更新し、一定日数以内なら除外する条件を入れます。どの企業を重点企業にするかはABMの始め方の判断軸で絞り、数百社を一度に指定しないようにします。

営業が社内メールより社内チャットを見ている会社では、社内メールの代わりにSlack・Teamsへ通知する条件の設計に沿って、送り先と本文に載せる項目を決めます。

時間がたったリードと既存顧客を扱う事例

配信停止、休眠、契約更新はどれも、その日に誰かが気づかないと放置される出来事です。フィルター型やスケジュール型のトリガーを使い、日付やステータスの変化を待って動かします。

⑧ 配信停止・バウンス後の処理

全メールの配信を停止した人や、ハードバウンスした人がマーケティングコンタクトのまま残っていると、コンタクト数の料金を払い続けることになります。HubSpotの公式ヘルプでも、配信停止とバウンスのコンタクトは非マーケティングにする候補として表示されます。

トリガーをイベント型にすると、ワークフローをオンにした後の配信停止しか拾えないため、過去の配信停止者も含めたいならフィルター型にします。非マーケティングへの変更は、設定した時点ではなく次回の更新日の後に反映されます。ハードバウンスの多くは転職や退職によるものなので、営業への通知には「別の担当者を確認する」タスクを添えます。バウンスが急に増えた場合は、先にメールの到達率の問題を疑います。

⑨ 休眠リードの判定

休眠リードの掘り起こしメールを送る前に、誰が休眠なのかを毎回リストで抽出している会社は、判定だけをワークフローに任せます。最終接点の日付が一定日数より前のコンタクトを集めるアクティブセグメントを作り、そのセグメントへの追加をトリガーにします。

判定とメール配信を1本にまとめないのは、休眠の相手に何を送るかは四半期ごとに変わり、判定の基準は変わらないからです。掘り起こしの優先順位とメッセージは休眠リードの掘り起こし方法で決め、送るたびにこのプロパティで対象を絞ります。セグメントの条件を後から変えた場合、その変更で新しく入ったレコードはワークフローに自動登録されない点も覚えておきます。

⑩ 契約更新前の社内通知と案内

年契約の商材で、契約終了日の2か月前になってから担当者が更新の話を切り出し、顧客の予算申請に間に合わなかった、という失注があります。会社または取引に「契約終了日」の日付プロパティを持たせ、その日付を基準に遅延させます。

日付プロパティを基準にした遅延は、指定日の何日前・何日後かを選べます。ただし登録した時点ですでにその日を過ぎていると、遅延を待たずに次のアクションへ進みます。既存の顧客をまとめて登録する日に、契約終了まで120日を切った顧客へ一斉に通知が飛ぶのはこのためで、公開前に「契約終了日まで何日あるか」で分岐を入れるか、既存レコードを登録しない設定を選びます。

自社の手作業のうちどれを最初に置き換えるかで迷う場合は、いまの運用を見たうえで組む順番をご相談ください。

休眠や既存顧客を扱うワークフローでステータスを変える前に、非マーケティングに切り替えないほうがよい相手が条件に入っていないかを確認します。

組まないほうがよいワークフローと、代わりにやること

ワークフローにしないほうがよいのは、HubSpotの標準機能ですでに処理されるもの、月に数件しか起きないもの、1件ずつ人の判断が要るものです。組むと、保守の手間と誤作動の調査が作業時間を上回ります。

四半期の棚卸しで停止候補になるワークフローには、共通点があります。作った当時は便利に見えても、標準機能と重なっていたり、登録数が月に数件しかなかったりします。これから組む前に、次の表に当てはまらないかを確かめます。

スコアの減衰を以前ワークフローで自作していた会社は、スコアリングツールに移行したタイミングで、そのワークフローを止めたかを確認してください。止め忘れると、同じ行動の点数が二重に下がり、MQLの件数が月ごとに減っていく原因の特定に時間がかかります。減衰の設定方法はHubSpotのリードスコアリング設定の手順で確認できます。

判断に迷ったら、その処理が月に何回起きるかと、手でやると1回何分かかるかを掛け合わせます。月の合計が数十分に満たない処理は、組んだ後の点検とテストの時間のほうが長くなるため、手作業のまま残します。

契約中のプランで組める事例を先に絞る

組める事例は、どのHubのProfessionalを契約しているかで変わります。Marketing Hubだけ、Sales Hubだけの契約では、それぞれ組めない事例があるため、契約を追加する前に代わりの方法を確認します。

営業部門の予算でSales Hub Professionalだけを契約している会社が、⑧の非マーケティング設定や①のお礼メールを組もうとして、アクションが選べないことに気づく場面があります。事例ごとのプランの条件を契約の組み合わせで並べると、次のとおりです。

HubSpotのワークフローテンプレートから始める場合

HubSpotには公式のワークフローテンプレートがあり、［自動化］→［ワークフロー］の［ワークフローを作成］から「テンプレートから」を選ぶと一覧が開きます。「プランとのみ互換性」の切り替えをオンにすると契約中のプランで使えるものだけに絞られ、名前・説明・目的での検索や、Hubのプランでの絞り込みもできます。

テンプレートは登録トリガーとアクションの骨組みとして使い、除外条件は必ず自社で足します。テンプレートには自社の既存顧客や商談中の会社を外す条件が入っていないため、そのまま公開すると、各事例の表で除外条件に書いた相手にもアクションが実行されます。

HubSpotワークフローの事例のまとめ

2本目以降のワークフローは、メールを増やすためではなく、毎週人が繰り返している操作を1つずつ置き換えるために組みます。データを整える①〜③はメールを送らないので誤送信の心配が少なく、担当者を決める④〜⑦は営業責任者がルールを説明できるようになってから、時間がたってから扱う⑧〜⑩は日付とステータスのプロパティが入力されている会社から組むのが無理のない順番です。

次にやることは、マーケと営業の担当者が先週手でやった操作を書き出し、10本の事例のどれに当たるかと、契約中のプランで組めるかを表で照らし合わせることです。月に数回しか起きない操作や、スコアの減衰のように標準機能と重なる処理は、書き出した段階で候補から外します。

よくある質問

HubSpotのワークフローはどのプランで使えますか

Marketing Hub、Sales Hub、Service Hub、Data Hub、Smart CRM、Revenue HubのProfessionalとEnterpriseで使えます。Marketing Hub Starterでは、フォームやメールの画面から作る簡易版（トリガーごとに1本、アクション10個まで）に限られます。同じワークフローでも、マーケティングメールの送信はMarketing Hub Professional以上、レコード所有者のローテーションはSales HubまたはService HubのProfessional以上のように、アクションごとに条件があります。

HubSpotにワークフローのテンプレートはありますか

あります。ワークフローの作成時に「テンプレートから」を選ぶと公式テンプレートの一覧が開き、「プランとのみ互換性」をオンにすると契約中のプランで使えるものだけに絞れます。除外条件は入っていないため、既存顧客や商談中の相手を外す条件を自社で足してから公開します。

BtoBで最初に組むワークフローの例は何ですか

資料DL後のフォロー、MQL判定と営業への引き渡し、商談停滞の検知、ウェビナー後のフォローの4本です。その後は、展示会リードの出典記録や見込み客でない問い合わせの仕分けのように、メールを送らずにデータを整える事例から組むと誤送信の心配が少なく済みます。

リードスコアの減衰はワークフローで作るべきですか

現行のリードスコアリングツールを使っているなら作りません。スコアリングツールに減衰の設定があり、ワークフローで減点すると同じ行動の点数が二重に下がります。以前ワークフローで自作していた場合は、移行したときに止めたかを確認してください。

ワークフローを組むか手作業のままにするかは、どう決めればよいですか

その処理が月に何回起きるかと、1回あたりの作業時間を掛け合わせて判断します。月の合計が短い処理や、大口案件への連絡のように1件ずつ判断が要る処理は、組んだ後の点検とテストの時間のほうが長くなるため手作業のまま残します。