HubSpotを導入したものの、ワークフローは止まったまま、レポートは数ヶ月更新されていない。担当者は他業務と兼任で、毎月のメール配信を回すだけで手一杯になっている。BtoBマーケティングの現場では珍しくない状態です。ツールの問題ではなく、運用を担う時間が確保できていないことが原因です。
この状況で起きやすいのは、「人を採用するか、外注するか」の二択にいきなり議論が飛ぶことです。しかし最初に決めるべきは、HubSpot運用に毎月何時間必要で、そのうち何時間を削れるのかという分解です。これを飛ばすと、増員しても外注しても工数が足りないままになります。
本記事は、HubSpotを導入済みで運用が停滞している中小企業・スタートアップのマーケティング担当者と意思決定者に向けて、工数の分解方法、社内で削れる範囲、機能を減らす判断、外部委託の線引き、そして体制を段階的に整える順序までを解説します。
目次
なぜHubSpot運用でリソース不足が起きるのか
リソース不足の主因は機能の多さそのものではなく、HubSpot運用の大半が「毎月発生し続ける作業」で構成されている点にあります。
HubSpotはCRM・MA・CMS・カスタマーサポートを一つの基盤にまとめた製品です。導入検討の段階では「これ一つで完結する」ことが強みに見えます。ところが運用フェーズに入ると、その守備範囲がそのまま担当者の担当領域になります。マーケティング、セールスプロセス、データ設計、コンテンツ制作という性質の異なる知識が、一人の担当者に同時に要求される構図です。
より本質的なのは、運用業務の多くが一度やれば終わる作業ではないという点です。設定は積み上がるほど保守対象が増え、配信は毎月ゼロから作り直しになります。工数は導入直後に一度だけ発生するのではなく、恒常的に発生します。
リソース不足が顕在化しやすい局面は、主に次の三つです。
- 初期設定・カスタマイズ段階：プロパティ設計、パイプライン構成、フォームとランディングページの連携など、立ち上げ時に工数が集中します。詳しくはHubSpot初期設定チェックリストで解説しています。
- ワークフロー運用段階：ナーチャリングのシナリオ設計、配信、スコアリングルールの調整は、定期的な見直しが前提の継続業務です。
- 分析・改善段階：ダッシュボードの構築とアトリビューション分析には、データリテラシーと時間の両方が必要です。
加えて、HubSpotは機能アップデートの頻度が高く、キャッチアップにも一定の時間を要します。担当者が退職・異動した際に運用知識が属人化していれば、引き継ぎだけで数ヶ月を消費することもあります。こうした要因が重なった結果が「ツールはあるのに使いきれない」状態です。原因の切り分けについてはHubSpotを使いこなせない原因と根本的な解決策も参考にしてください。
必要な工数は、どこまでの運用を目指すかによって大きく変わります。運用範囲の全体像はHubSpot活用ガイドで把握できます。
リソース不足が引き起こす具体的なビジネスリスク
運用停滞は「使えていない」だけでは終わらず、商談化率とCRMの信頼性を経由して売上とコストの両面に波及します。
リソース不足を「なんとなく忙しい」問題として扱っている間は、実害が見えにくいものです。しかし実態としては、次のような形で数字に表れます。
- リードの放置：ワークフローが機能しないと、フォームから流入したリードへのフォローが遅れ、商談化率が下がります。
- データ品質の劣化：重複コンタクト、古いプロパティ値、未定義のライフサイクルステージが蓄積すると、CRMとしての信頼性が失われ、営業側も参照しなくなります。対処法はHubSpotのデータクレンジングにまとめています。
- ライセンスコストの空転：上位プランは年間で数十万円から数百万円規模の費用になります。活用度が低ければ投資対効果は当然悪化します。
- マーケ・セールス間の不信：MQL・SQLの定義が曖昧なまま運用が続くと、「マーケから来るリードは質が低い」という評価が営業側に固定化されます。
これらのリスクに共通するのは、時間の経過とともに修復コストが上がる点です。データの汚れは蓄積し、営業の不信は一度定着すると解消に時間がかかります。「今は人手が足りないから」という先送りは、後で払うコストを増やす判断になります。
HubSpot運用に必要な工数の目安：業務別に分解する
「人が足りない」を議論可能な問題に変える方法は一つだけで、運用を業務単位に分解し、月あたりの時間と削減余地に置き換えることです。
リソース不足の相談で最初につまずくのは、「足りない」が定量化されないまま採用や外注の検討に進んでしまう点です。必要工数が分からなければ、外注先に依頼する範囲も決まらず、見積もりの妥当性も判断できません。まずは自社のHubSpot運用を業務単位に分解してください。
| 業務 | 毎月発生する主な作業 | 削減余地 |
|---|---|---|
| データ整備・重複整理 | 重複コンタクトの統合、プロパティ値の是正、リストの棚卸し | 中：入力ルールとフォーム項目の制限で減らせる |
| ワークフロー保守 | 分岐条件の見直し、エラー通知への対応、不要ワークフローの停止 | 高：稼働本数を絞れば直接的に減る |
| メール配信の制作・実行 | 原稿作成、テンプレート編集、配信リスト作成、結果確認 | 低：配信本数を減らす以外に手段が少ない |
| レポート更新・分析 | ダッシュボードの調整、数値確認、示唆の言語化 | 中：追う指標を絞れば圧縮できる |
| リード対応ルールの調整 | スコアリング基準やライフサイクルステージの是正 | 低：自社の判断が必要で外部に出しにくい |
| 新機能・仕様変更への追随 | リリース情報の確認、既存設定への影響検証 | 中：確認頻度を四半期単位にまとめられる |
この分解を月間時間に落とすと、コンタクト数1万件以下・月次メール配信2〜4本という一般的な中小BtoB企業の規模で、次のような分布になります。数字はあくまで目安であり、契約プラン、既存設定の複雑さ、コンテンツ制作を内製しているかどうかで大きく変動します。
この総量が示すのは、HubSpot運用が「週に3〜7時間程度」の業務だということです。専任者1名を採用するには小さすぎ、兼任者が片手間でこなすには大きすぎる。この中途半端さこそが、多くの企業でリソース不足が慢性化する構造的な理由です。
削減余地は業務ごとに異なります。全体を一律に圧縮しようとせず、削減余地の高いワークフロー保守とレポート更新から手を付けてください。
自社の数値を出す際は、実際に1ヶ月だけ作業ログを取ることを推奨します。カレンダーに作業ブロックを入れて実測するだけで、体感と実測のズレが把握できます。この数字が、社内での増員稟議にも外注の見積もり査定にも使える共通言語になります。
まず社内でできること：リソース不足を部分的に解消する施策
外部リソースを検討する前に社内で打てる手は四つあり、いずれも工数を大きく減らすというより、工数の無駄と将来の引き継ぎコストを減らす効果があります。
コストをかけずに着手できる施策から整理します。効果の即効性は限定的ですが、外注する場合でも前提として必要になる作業です。
運用スコープを絞る
HubSpotの全機能を同時に使おうとすることが、リソース分散の最大の原因です。今期の目標に直結する機能を三つ程度に絞り込み、それ以外はいったん止める判断が有効です。たとえばメール配信とリード管理に集中し、複雑なワークフロー自動化は次のフェーズに回すという進め方が現実的です。
ナレッジを文書化し属人化を防ぐ
現担当者の頭の中にしかない設定内容、判断基準、更新ルールを外部ドキュメントに書き出すだけで、引き継ぎコストは大きく圧縮できます。重要なのは操作手順ではなく「なぜこの設定にしたのか」という意図の記録です。意図が残っていないドキュメントは、担当者が変わった瞬間に使えなくなります。
HubSpot Academy を活用する
HubSpotは公式の学習プラットフォーム「HubSpot Academy」を無償で提供しており、日本語で受講できる講座も用意されています。体系的な知識があると、場当たり的な設定変更が減り、結果として手戻りの工数が下がります。ワークフロー設計やレポート設計のように、設計の考え方を先に押さえるほど効果が出やすい領域から着手してください。
社内の兼任者を特定し役割を明確化する
専任者を置けない場合でも、「設定変更はAさん」「レポート確認はBさん」と役割を割り当てるだけで、全員が中途半端に関わる状態よりも品質は安定します。特に、設定を変更できる権限を持つ人を絞ることは、データ品質を守るうえで効果的です。一人で運用している場合の具体的な進め方はHubSpotの一人マーケ運用にまとめています。
ただし、これらはいずれも「現状の悪化を防ぐ」施策です。工数の総量そのものを減らすには、次に述べる別の判断が必要になります。
使う機能を減らす・プランを見直すという選択肢
リソース不足への対処で最も見落とされるのは、増員でも外注でもなく、運用量そのものを減らすという判断です。
採用も外注も、コストが増える方向の打ち手です。その前に検討すべきは「今のHubSpotの使い方は、今期の目標に対して過剰ではないか」という問いです。導入時に設計した運用が、現在の事業フェーズに対して重すぎるまま残っているケースは少なくありません。
具体的な減らし方は次のとおりです。
- 稼働中のワークフローを棚卸しし、直近3ヶ月で一度も登録が発生していないものを停止する
- ダッシュボードを1枚に統合し、定例で見る指標を5つ以内に絞る
- レポートにもワークフローにも使われていないカスタムプロパティを非表示にする
- メール配信を月4本から2本に減らし、1本あたりの精度を上げる
機能の利用範囲を絞った結果、契約プランが過剰になっていることもあります。実際に使っているのがフォームとメール配信だけであれば、上位プランを維持する必要はないかもしれません。ただし、ワークフローによる自動化、カスタムレポート、スコアリングといった機能は上位プランでのみ利用できるため、ダウングレードすると運用設計そのものを組み直す必要が生じます。判断材料はHubSpotの料金プラン比較と無料版と有料版の違いで整理しています。
プラン変更は契約更新のタイミングでしか行えない場合があります。ダウングレードを検討する際は、契約条件と次回更新日を先に確認してください。
「機能を止める」は後退に見える判断ですが、実際には動いていない機能が残っていること自体が保守対象として工数を消費しています。使わないと決めたものを明示的に止めることは、リソースを守るための積極的な設計行為です。運用範囲を絞ってもなお工数が足りない場合に、はじめて外部リソースの検討が意味を持ちます。
外部リソース活用の判断基準：どこから外注すべきか
内製と外注の線引きは、作業の難易度ではなく「自社の文脈を知らないと決められないかどうか」で引きます。
外部リソースの検討でよくある失敗は「全部任せれば解決する」という期待です。丸投げをすると自社のビジネス文脈が反映されない運用になり、後から修正するコストのほうが高くつきます。一方で「全部内製でやりきる」も、専門性と工数の両面でボトルネックを生みます。
判断の基本軸は、その業務が戦略・定義の判断なのか、ルールが決まれば実行できる作業なのかという区分です。
- 社内で持つべき業務：ICP（理想顧客プロファイル）の定義、MQL・SQLの判断基準の設計、マーケ・セールス間のSLA合意、KGI・KPIの設定。いずれも自社のビジネス理解なしには決められません。
- 外部に委ねやすい業務：HubSpotの設定変更、ワークフローの実装、レポートダッシュボードの構築、メール配信の制作実務。判断基準さえ明文化されていれば、外部でも実行できます。
この分業を機能させる前提は、社内側が要件を言語化できることです。「なんとなく改善したい」という状態では、優秀な外部人材でも動けません。前節で作成した工数の分解と作業ログが、そのまま要件定義の下地になります。採用と外注のどちらを選ぶかの判断軸はマーケター採用と外注の比較、より広い機能単位での切り分けはマーケティングの内製と外注の使い分けで扱っています。
自社の工数分解と切り分けが妥当かどうか、第三者の視点で確認したい場合は無料相談で現状の運用状況をお聞かせください。
外部リソースの選択肢：代行会社・フリーランス・副業人材の比較
選択肢は代行会社・フリーランス・副業人材の三つで、選定軸は費用よりも「委託できる範囲の広さ」と「自社の文脈が蓄積されるか」です。
それぞれの性格を整理します。費用の相場は業務範囲と契約形態で大きく変わるため、ここでは適性と留意点に絞ります。
| 選択肢 | 向いているケース | 主な留意点 |
|---|---|---|
| 代行会社（エージェンシー） | 複数機能をまとめて委託したい、窓口を一本化したい | 担当者の交代が起きやすく、自社の文脈が個人ではなく組織に残るかを確認する必要がある |
| フリーランスマーケター | 設定・ワークフロー・レポートなど特定領域を継続的に任せたい | 対応可能な稼働量に上限がある。複数領域を一人でカバーできる人材は限られる |
| 副業・複業人材 | まず月数時間の実務支援から試したい | 稼働時間が限られ、緊急対応や短納期の依頼が難しいケースが多い |
費用相場と依頼可能な業務範囲については、HubSpot運用の外注で何を頼めるか、初期設定のみを切り出す場合はHubSpot設定代行の費用、戦略設計から依頼する場合はBtoBマーケティングコンサルの費用で詳しく整理しています。いずれの選択肢でも、初回の業務定義と期待値のすり合わせに失敗すると、成果が出ないまま費用だけが発生する点は共通しています。
フリーランス活用で成果を出すための要件定義の作り方
フリーランスや副業人材への依頼で最も多い失敗は、依頼内容が曖昧なまま契約してしまうことです。発注前に次の四点を文書化してください。
- 依頼したい業務の具体的なアウトプット（例：月次レポートの作成と改善提案、既存ワークフロー10本の棚卸しと再設計）
- 月間稼働時間の目安と連絡方法（Slack常駐か、週次ミーティングのみか）
- 現在の契約プランと設定の現状（前節の工数分解がそのまま使えます）
- 成功の定義：何が達成されれば契約を継続・拡大するか
これらをA4一枚の要件定義書にまとめておくだけで、候補者とのミスマッチは大きく減ります。発注プロセスの詳細はフリーランスマーケターへの依頼方法、認定パートナーを検討する場合はHubSpotパートナーの選び方を参照してください。
「丸投げ」が失敗する理由：外注活用の落とし穴
外注の失敗はスキル不足より、要件の曖昧さと情報管理を委任したことに起因します。
HubSpot運用の外注で頻出する失敗は、次の三つに集約されます。
パターン1：「設定はしてもらったが使い方がわからない」
複雑なワークフローやカスタムプロパティが構築されたものの、社内に運用できる人材がいない状態です。契約終了と同時に何も動かせなくなります。委託期間中に社内担当者へのレクチャー時間を契約範囲に含めておくことが対策になります。
パターン2：「レポートは毎月来るが改善につながらない」
定型レポートの納品だけが行われ、「だから次に何をすべきか」の示唆がない状態です。発注時に「レポートから次のアクションを提案すること」を成果物の要件として明記してください。
パターン3：「担当者が変わるたびにゼロから説明している」
代行会社では担当者の異動や退職が発生します。議事録と設定ドキュメントを自社側で保持していれば、担当交代のたびに文脈を再構築する必要はなくなります。
設定ドキュメントや議事録が外注先の管理ツール内にしか存在しない状態は避けてください。契約終了時に運用が止まります。
三つに共通するのは、自社が主体性を持って関与していないという点です。外注の失敗要因をより広く整理したものはBtoBマーケティング外注の失敗パターン、HubSpot導入そのものが機能しない場合の原因はHubSpot導入が失敗する7つの理由にまとめています。
社内体制の段階的な整え方：フェーズ別ロードマップ
リソース不足からの立て直しは、安定化・深化・拡張の三段階で進めるのが現実的です。
一足飛びに理想的な運用体制を目指すと、途中で工数が破綻します。次の三フェーズで自社の現在地を確認してください。
フェーズ1：最小限の運用を安定させる（目安：0〜3ヶ月）
まず「今動いているものを壊さない」ことを優先します。使用機能の棚卸し、工数の実測、設定の文書化、担当者の明確化がこの段階の作業です。新機能の追加は行いません。外部リソースを使う場合は、現状調査とドキュメント整備に限定したスポット契約が適しています。
フェーズ2：コア機能を深化させる（目安：3〜9ヶ月）
土台ができたら、リード管理・ワークフロー・レポートのいずれか一つに絞って改善します。同時にKPIを設定し、改善の効果を測定できる状態を作ります。フリーランスや副業人材との協業が最も効果を発揮するのはこのフェーズです。
フェーズ3：運用を内製化・スケールさせる（目安：9ヶ月以降）
外部リソースと協業しながら蓄積したノウハウをもとに、社内の運用能力を高めます。専任担当者の採用検討や、営業を巻き込んだ全社的な活用がこの段階の目標になります。
この期間はあくまで目安であり、組織規模、契約プラン、現在の活用度によって変わります。重要なのは期間そのものではなく、フェーズを飛ばさない順序です。安定化を経ずに深化へ進むと、汚れたデータの上に新しい設計を積むことになり、後で必ず作り直しが発生します。自社がどのフェーズにいるか判断がつかない場合は、現状の運用についてご相談ください。
まとめ
HubSpotの運用リソース不足は、ツールの問題ではなく体制設計の問題です。本記事の要点を整理します。
- リソース不足の主因は、運用業務の大半が毎月発生し続ける作業であること
- 放置するとリード放置・データ劣化・ROI悪化・組織間不信が連鎖し、修復コストが増える
- 議論の出発点は工数の分解。中小BtoB企業の一般的な規模で月14〜30時間が目安になる
- この総量は、専任者を置くには小さく、兼任でこなすには大きいという中途半端さを持つ
- 増員・外注の前に、使う機能を減らしプランを見直すという選択肢を検討する
- 内製と外注の線引きは「自社の文脈を知らないと決められないか」で引く
- 外注の失敗要因は要件の曖昧さと情報管理の委任。ドキュメントは自社側で保持する
- 立て直しは安定化・深化・拡張の順で進め、フェーズを飛ばさない
「誰が・何を・月何時間かけて運用するか」を一枚の紙に書けるようになった時点で、リソース不足の問題は解ける問題に変わります。まずは自社の工数を実測することから始めてください。
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HubSpotの運用体制、どこまで社内で持つべきか迷っていませんか
現在の設定と工数を確認したうえで、止めるべき機能・社内に残すべき判断業務・外部に出せる作業の切り分けをご提案します。運用設計から実装まで対応するフリーランスのBtoBマーケターが直接お話しします。
よくある質問（FAQ）
- HubSpotの運用には毎月どれくらいの工数が必要ですか？
- コンタクト数1万件以下、月次のメール配信が2〜4本という一般的な中小BtoB企業の規模では、データ整備・ワークフロー保守・メール配信・レポート更新などを合わせて月14〜30時間程度が目安になります。ただし契約プラン、既存設定の複雑さ、コンテンツ制作を内製するかどうかで大きく変動します。自社の数値は1ヶ月の作業ログを実測して把握することを推奨します。
- 社内に専任のHubSpot担当者がいない場合、何から始めればよいですか？
- 使用中の機能の棚卸しと、業務別の工数実測から始めてください。「何が動いていて、何が動いていないか」「どの作業に時間を取られているか」が可視化されるだけで、止めるべき機能と外部に出すべき作業が判断できるようになります。この情報は、増員の稟議にも外注の見積もり査定にもそのまま使えます。
- HubSpotの運用だけをフリーランスに任せることはできますか？
- 可能です。設定変更、ワークフロー実装、レポート作成といった実行業務は委託しやすい領域です。ただしMQLの定義やKPI設計といった、自社のビジネス理解が必要な判断は社内に残すことが前提になります。依頼前に業務範囲と成果物を文書化しておくことで、ミスマッチを大幅に減らせます。
- 使っていない機能を止めた場合、後から再開できますか？
- ワークフローの停止など、同一プラン内での機能の無効化であれば設定自体は残るため、再有効化は可能です。一方、契約プランをダウングレードした場合は、上位プラン専用の機能で構築した設定が利用できなくなります。再契約時にどこまで復元されるかは機能と経過期間によって異なるため、ダウングレード前にHubSpotのサポートまたは契約中のパートナーに確認してください。
- HubSpotの運用を外注する際に、情報漏洩のリスクはありますか？
- リードや顧客の情報を含むCRMを外部の人材が操作するため、権限管理は必須です。基本的な対策は、HubSpot上で付与する権限を業務に必要な最小限に絞ること、業務委託契約に秘密保持条項を含めること、操作ログを定期的に確認することの三点です。契約終了時のアカウント削除手順も、開始前に取り決めておくことを推奨します。